Effiziente E-Mail-Archivierungs-Lösungen

Die rechtlichen Anforderungen für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation richten sich in erster Linie nach den Grundsätzen zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Aber auch die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) stellt Anforderungen an die Archivierung. Folgende Kriterien sollte eine Lösung erfüllen: 

• Datenschutz und Compliance: Die Archivierung muss den aktuellen Datenschutzgesetzen, der DSGVO und den Anforderungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen genügen. Darüber hinaus muss sie Audit-Funktionen bieten, die klar aufzeigen, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat. 
• Unveränderlichkeit: Sobald eine E-Mail archiviert wurde, muss sie unveränderbar und unlöschbar sein.  
• Automatisierte Löschung: Bewerbungsunterlagen beispielsweise, die nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden dürfen, müssen anhand von Richtlinien automatisiert nach Ablauf aus dem Archiv entfernt werden.  
• Langfristige Aufbewahrung: Die Archivierung muss in der Lage sein, E-Mails über lange Zeiträume hinweg aufzubewahren, um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. 
• Sicherheit: Die Archivierung muss sicher erfolgen, um Vertraulichkeit und Integrität der Informationen zu gewährleisten. Verschlüsselung und sichere Zugriffskontrollen sind unerlässlich. 
• Zugänglichkeit und Suchbarkeit: Die archivierten E-Mails sollten leicht durchsuchbar und zugänglich sein. Dies erfordert effektive Suchwerkzeuge und ein intuitives Benutzerinterface. 
• Disaster Recovery: Im Falle eines Datenverlusts, sei es durch technisches oder menschliches Versagen sowie Katastrophen, muss die E-Mail-Archivierungslösung eine effektive Wiederherstellung von Daten ermöglichen.