Viele Unternehmen zögern bei der Einführung einer E-Mail-Archivierungssoftware. Dabei ist die rechtssichere Archivierung geschäftlicher Nachrichten in Deutschland längst Pflicht. In unserer neuen YouTube-Shorts-Reihe nimmt IT-Fachanwalt Timo Schutt die häufigsten Einwände unter die Lupe – und zeigt, warum eine professionelle Lösung nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllt, sondern auch wirtschaftliche Vorteile bringt.
1. „Ich brauche keine E-Mail-Archivierung.“
Unternehmen sind verpflichtet, zumindest bestimmte E-Mails zu archivieren. Diese Archivierungspflicht ergibt sich u. a. aus dem Steuer- und Handelsrecht. So müssen Belege etwa für bis zu 8 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Ohne automatisierte E-Mail-Archivierung können Unternehmen diese Anforderungen nicht erfüllen.
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2. „E-Mail-Archivierung kostet nur Geld.“
Langfristig spart eine Archivierungslösung sogar Kosten – der Speicherbedarf sinkt, ältere E-Mails lassen sich schneller finden und das E-Mail-System ist bei Bedarf wiederherstellbar. Zudem sollten Unternehmen das Risiko von Sanktionen (z. B. Steuerschätzungen) einpreisen, wenn sie auf E-Mail-Archivierung verzichten.
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3. „Die DSGVO verbietet E-Mail-Archivierung.“
Die DSGVO verbietet E-Mail-Archivierung nicht, sie macht Vorgaben zur rechtmässigen Archivierung. Beispielsweise muss es eine Rechtsgrundlage zur Archivierung geben – etwa die Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungspflichten. Mit einer rechtskonformen E-Mail-Archivierungssoftware lassen sich diese Vorgaben einhalten.
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4. „Ich habe doch ein Backup meines Mail-Servers.“
Ein Backup erfüllt nicht die rechtlichen Vorgaben. Bei der Archivierung von Belegen muss z. B. sichergestellt werden, dass Änderungen nachvollziehbar dokumentiert und protokolliert werden. Wer nur ein Backup seines Mail-Servers vornimmt, setzt sein Unternehmen damit der Gefahr von Sanktionen aus.
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5. „Ich archiviere doch schon in Outlook oder Microsoft 365.“
Diese Form der „Archivierung“ ist keine rechtskonforme Aufbewahrung im Sinne der rechtlichen Anforderungen. Standardprogramme wie Outlook bieten beispielsweise nicht die Funktion, Belege unveränderbar zu archivieren.
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6. „Ich drucke alle E-Mails aus – das reicht doch.“
Wer E-Mails ausdruckt, erfüllt nicht die rechtlichen Anforderungen. Nach dem Steuerrecht müssen Belege in ihrer ursprünglichen Form archiviert werden. Eine Änderung des Dateiformats ist damit ebenso unzulässig wie das blosse Ausdrucken.
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7. „Ich archiviere nur das Rechnungspostfach – das genügt.“
Das Rechnungspostfach zu archivieren, ist eine gute Idee, jedoch nicht ausreichend. Denn Unternehmen haben keine Kontrolle darüber, dass archivierungspflichtige Belege wirklich im Rechnungspostfach landen. Die Aufbewahrungspflicht betrifft zudem nicht nur Belege, sondern z. B. auch Handelsbriefe. Daher ist es ratsam, sämtliche Postfächer zu archivieren.
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8. „Was soll schon passieren? Es prüft ja eh keiner.“
Prüfungen sind Fakt. Aber: Betroffene Unternehmen sprechen meist nicht gerne über solche Prüfungen und mögliche negative Ergebnisse. Wer rechtliche Archivierungspflichten ignoriert, muss in jedem Fall mit Sanktionen rechnen. So kann es im Rahmen einer steuerlichen Aussenprüfung z. B. zu Bussgeldern, Steuerschätzungen oder dem Verlust des Vorsteuerabzugs kommen.
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9. „Die rechtlichen Konsequenzen sind doch nicht so schlimm.“
Setzt man die möglichen Folgen einer Nichtbeachtung der rechtlichen Aufbewahrungspflicht ins Verhältnis zu den Kosten einer rechtskonformen E-Mail-Archivierungslösung, sollte das Ergebnis klar sein: Es drohen Bussgelder und steuerliche Probleme – im schlimmsten Fall kann sogar die Geschäftsführung persönlich haftbar gemacht werden.
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Fazit: E-Mail-Archivierung ist kein „Nice to have“ – sondern Pflicht und Chance zugleich
Eine rechtssichere E-Mail-Archivierungssoftware ist für Unternehmen jeder Grösse unverzichtbar. Sie erfüllt nicht nur rechtliche Vorgaben, sondern senkt auch langfristig die IT-Kosten. Moderne Lösungen lassen sich zudem nahtlos in bestehende Systeme integrieren und bieten eine hohe Benutzerfreundlichkeit.
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